Souhaitez-vous faire entrer votre entreprise dans l’ère du numérique ? Souhaitez-vous dématérialiser vos pièces comptables, fiches de paies, contrats et factures à cause de votre meuble de rangement qui déborde dans votre bureau ? Plus de soucis à vous faire. Optez simplement pour l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) afin de faciliter la recherche de vos dossiers et de surcroît, faire de l’espace dans vos locaux. Découvrez dans cet article les avantages des GED pour les entreprises.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Bien avant tout développement, il serait logique de comprendre d’abord ce qu’est un logiciel de gestion électronique de documents. Ainsi, la GED est le logiciel numerique responsable d’une bonne gestion de vos documents d’entreprise. Sa mission revient à stocker, faciliter la recherche et le partage des informations et des documents sans avoir besoin de papier.
Dans un contexte de croissance exponentielle de la production de documents, la GED prend de plus en plus d’importance pour les entreprises. En Europe, plusieurs gouvernants s’orientent également dans cette direction afin d’exhorter sur l’importance du passage à la gestion électronique des documents.
Le logiciel GED : une clé de développement pour votre entreprise
L’efficacité de la GED à résoudre une multitude de problèmes au sein d’une entreprise fait qu’elle devient progressivement indispensable. De nombreux avantages comme : sécurité, stockage, archivage, traitement de l’information ou encore écologie sont notamment à citer. À tous égards, les documents papiers sont rendus obsolètes grâce à la gestion électronique des documents. Voici quelques principaux avantages du logiciel GED qui exhibent clairement ce que le système GED peut apporter à votre entreprise.
La GED augmente la productivité
La raison principale qui justifie pourquoi vous devez équiper votre entreprise d’une solution de GED est qu’elle peut booster votre productivité. D’abord, les employés ont un accès facile et permanent aux informations, peu importe où ils se trouvent. Ils sont également libres de travailler ensemble sur les mêmes documents numériques. Par conséquent, la vitesse de déplacement du fichier est beaucoup plus rapide.
De plus, les employés ne gaspillent plus beaucoup de temps à chercher divers documents papiers. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée liées à l’analyse ou au traitement des données au lieu de gérer le traitement des documents. Enfin, la sobriété numérique de la GED rend votre entreprise plus efficace dans la mesure où elle fait gagner du temps à tous.
Le logiciel GED permet d’économiser de l’argent
En dehors de son coût, le papier est également encombrant ! Plusieurs entreprises actives sont capables de produire des milliers de documents chaque semaine, et une fois comptabilisé le coût d’achat du papier, on remarque vite que ce prix devient exorbitant. Si l’on considère la charge et le coût de la gestion administrative papier, le retour sur investissement des logiciels de gestion documentaire est très appréciable. Sur le long terme, les solutions de gestion électronique de documents permettront à votre entreprise d’économiser beaucoup d’argent.
Avec la GED, aucun document ne se perd.
Les documents papier sont très facilement perdus, des pertes accidentelles qui surviennent du fait qu’ils passent entre les mains de nombreux collaborateurs. Selon la sensibilité du document, les conséquences peuvent être graves. Avec le logiciel GED, ce problème ne se produit plus. De plus, une récupération d’un fichier supprimé de façon accidentelle est possible. L’utilisation d’un système de gestion électronique de documents peut éliminer complètement le risque de perte et suivre tout comportement malveillant de partage de documents.
La liste n’est pas exhaustive. Il existe de nombreux autres avantages de la GED tels que : économiser de l’espace, sécurité des informations, une solution écologique, etc.
Quels domaines de l’entreprise sont concernés par un logiciel de GED ?
La gestion électronique des documents affecte de nombreux aspects d’une entreprise. Il s’agit entre autres de la :
- Gestion des ressources humaines ;
- Gestion des clients ;
- Comptabilité.
Cependant, de nombreux autres domaines de l’entreprise pourraient également être concernés par un logiciel de gestion électronique de documents. Et pour cause, il facilite la recherche de documents et l’échange d’informations. C’est en fait ce qui fascine tous ses utilisateurs.
Zeendoc pour défendre votre gestionnaire documentaire
Zeendoc est une solution Sas de gestion électronique de documents permettant de collecter, classer, éditer et diffuser facilement des informations dématérialisées dans une base de données unique. La solution cible spécifiquement les TPE et PME, permettant d’accéder à l’information depuis n’importe quel appareil : ordinateur, tablette ou smartphone. Les fonctionnalités fournies par Zeendoc incluent :
Archivage électronique ;
Paie électronique ;
Factures électroniques ;
Signature électronique.
Pour une conservation parfaite et pour retrouver aussi rapidement des documents de votre entreprise, gagner de l’espace occupé très souvent par des papiers, la gestion électronique de documents est le meilleur choix qu’une entreprise peut faire pour mener à bien ses activités. Sans aucun risque de pertes de fichier, avec une rentabilité assurée, et une bonne relation entre collaborateurs, la GED vous fait progresser.
